Vergabekompass richtig nutzen: der Leitfaden in acht Schritten

Alles beginnt bei Ihrem Unternehmensprofil: Leistungen, Referenzen, Kapazitäten, Nachweise, Einsatzradius. Diese Angaben sind nicht Verwaltung, sondern die Grundlage jeder Bewertung. Je konkreter sie sind, desto genauer fällt später die Einschätzung aus, ob ein Verfahren zu Ihnen passt.

Faustregel: Wenn eine Vergabestelle Ihre Eignung aus dem Profil nicht erkennen würde, kann es die Bewertung auch nicht. Ergänzen Sie deshalb Zertifikate, Referenzprojekte mit Volumen und typische Losgrößen.

Wichtig: Nach jeder Änderung wird der Analyse-Index neu aufgebaut, damit keine veralteten Angaben in Bewertungen einfließen.

Beim Onboarding entsteht Ihr Hauptprofil, zugleich Ihr erster Suchagent. Der häufigste Fehler ist, es zu weit zu fassen: viele CPV-Codes, ganz Deutschland, kein Volumenlimit. Das Ergebnis sind hunderte Treffer, die niemand liest.

• Gewerke: nur das, was Sie wirklich selbst ausführen oder sicher steuern.
• Region: Ihr realistischer Einsatzradius, nicht Ihr Wunschradius.
• Auftragswert: Unter- und Obergrenze setzen — beides spart Zeit.
• Ausschlusswörter: wiederkehrende Fehltreffer gezielt abschalten.

Legen Sie für Randgeschäft ein zweites Suchprofil an, statt das Hauptprofil aufzuweichen. Jeder Treffer wird gegen genau das Profil bewertet, über das er gefunden wurde — so bleiben Kerngeschäft und Nebenfeld sauber getrennt.

Hintergrund zur Funktionsweise: Suchagent für Ausschreibungen. Wenn Sie unsicher sind, welche Verfahren überhaupt für Sie infrage kommen, hilft Schwellenwerte und die Übersicht öffentliche Ausschreibungen.

Unter „Suchen“ sehen Sie Treffer nach Suchprofil gruppiert. Arbeiten Sie sie nicht der Reihe nach ab, sondern nach diesem Muster:

1. Begründung zuerst: Warum passt das Verfahren? Steht dort etwas, das Sie nicht erfüllen, ist die Sache in zehn Sekunden erledigt.
2. Frist prüfen: Abgelaufene Verfahren erscheinen nicht mehr unter den aktiven Treffern. Bei knappen Fristen entscheiden Sie sofort — nicht später.
3. Vorinformationen nutzen: Geplante Vergaben sind unverbindlich, geben Ihnen aber Wochen Vorlauf für Kalkulation, Partner und Nachweise.

Ein realistischer Tagesrhythmus: fünf Minuten morgens, zwei bis drei Verfahren markieren, alles andere verwerfen.

Wie die Bewertung im Detail zustande kommt, steht in Ausschreibung auswerten; Begriffe wie Teilnahmewettbewerb oder Submissionstermin erklärt das Glossar.

Vergabeunterlagen werden nicht automatisch gesammelt, sondern erst abgerufen, wenn Sie sie brauchen: beim Bidcheck, bei der Konzeption oder wenn Sie ein Verfahren als Fall anlegen. Danach sind sie durchsuchbar — inklusive der Dateien in Archiven.

• Fragen Sie im Chat konkret: „Welche Nachweise verlangt Los 2?“ oder „Wo steht die Bindefrist?“
• Jede Antwort verweist auf Datei und Fundstelle. Öffnen Sie die Quellenansicht, bevor Sie kalkulieren.
• Einzelne Dokumente finden Sie per Schlagwort oder Dateiname, auch über WhatsApp, Telegram oder Slack.

Mehr dazu: Vergabeunterlagen analysieren.

Die Einschätzung vergleicht das Verfahren mit dem jeweiligen Suchprofil und Ihren Stammdaten und nennt die Gründe. Behandeln Sie sie als Vorprüfung, nicht als Urteil.

Nützlich ist die Gegenprobe: Wenn Sie mit einem No-Go nicht einverstanden sind, fehlt der Bewertung meist eine Angabe in Ihrem Profil — Referenz, Zertifikat, Kapazität. Ergänzen Sie sie, dann wird auch die nächste Bewertung besser. Das Profil lernt durch Ihre Korrekturen, nicht durch Zufall.

Wer nur laufende Verfahren ansieht, sieht die Hälfte. Mit dem Winners-Addon nutzen Sie die Zuschlagshistorie:

• Wer gewinnt in Ihrem Gewerk? Wiederkehrende Auftragnehmer sind potenzielle Partner für Nachunternehmerschaft.
• Welche Rahmenverträge laufen aus? Das ist der beste Zeitpunkt, sich vorzubereiten — oft Monate vor der Bekanntmachung.
• Welche Preise wurden vergeben? Eine bessere Kalkulationsgrundlage als jede Schätzung.

Zum Addon gehören außerdem der Marktradar und das Anlegen eigener Ausschreibungen aus hochgeladenen Unterlagen — auch über Schnittstelle und KI-Assistent. Zahlen und Umfang stehen unter Preise, öffentliche Ergebnisse unter Submissionsergebnisse.

Wenn die Profile stehen, holen Sie sich die Ergebnisse dorthin, wo Sie ohnehin arbeiten:

• Messenger aktivieren: Wählen Sie unter Einstellungen die Messenger, die Sie nutzen wollen — WhatsApp, Telegram oder Slack. Für jede Plattform folgen Sie der kurzen Verknüpfung. Erst nach erfolgreicher Aktivierung können Nachrichten eingehen.
• Benachrichtigungen einstellen: Legen Sie fest, wann Sie informiert werden — etwa sofort bei passenden Treffern, einmal täglich als Digest oder nur bei Fristwarnungen. So bleibt der Messenger nützlich, ohne zu lästig zu werden.
• Messenger steuern: Treffer, Fristerinnerungen und Dokumente erreichen Sie direkt im Chat. Sie können Befehle nutzen, um Treffer abzurufen, Unterlagen anzufordern und Vorgänge zu steuern, ohne die App zu öffnen.
• KI-Assistent: Über MCP greifen Claude oder ChatGPT direkt auf Ihre Treffer, Profile und Unterlagen zu — lesend, mit Quellenangabe.
• Schnittstelle: Die REST-API bringt Treffer in Ihr CRM oder Ihre Projektsteuerung.

Jede KI-Ausgabe ist als solche gekennzeichnet. Die Abgabe erfolgt weiterhin durch Sie im offiziellen Vergabeportal.

Wenn Unterlagen vorliegen, können Sie daraus gezielt Angebotsentwürfe, Konzepte oder begleitende Anschreiben ableiten. Die KI nutzt dabei Ihre hinterlegten Stammdaten, Leistungen und Referenzen, sodass die Entwürfe passen und nicht allgemein klingen.

• Passend zur Firma: Angebot, Konzept oder Anschreiben beziehen sich auf Ihre realen Leistungen, Referenzen und Zertifikate.
• Passend zur Ausschreibung: Vorgaben aus der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen fließen in Struktur und Inhalt ein.
• Überall verfügbar: Erstellen Sie Entwürfe in der App, per Chat, API oder MCP — jeweils als KI-Entwurf mit Quellenhinweis.

Der MCP-Connector bringt diese Funktion in Claude, ChatGPT und andere unterstützte Assistenten. Ist der Connector aktiv, greift die KI auf Ihre aktuellen Profile und Unterlagen zurück und erzeugt so akkuratere, kontexttreuere Inhalte als bei einer reinen Textanfrage.

Mehr dazu: Angebot erstellen und KI-Assistent (MCP).

• Zu breites Profil. Viele Treffer fühlen sich gut an und kosten am meisten Zeit.
• Unvollständige Stammdaten. Ohne Referenzen und Nachweise bleibt jede Bewertung vage.
• Zu spät in die Unterlagen schauen. Ausschlusskriterien stehen selten in der Bekanntmachung.
• Vorinformationen ignorieren. Der Vorsprung entsteht vor der Veröffentlichung, nicht danach.
• Kein zweites Profil. Randgeschäft gehört getrennt bewertet, nicht ins Hauptprofil gemischt.
• Messenger eingerichtet, aber nicht bestätigt. Ohne abgeschlossene Verknüpfung kommt keine Nachricht an — prüfen Sie die Aktivierung in den Einstellungen.

• Einrichtung und Suche: Suchagent, Ausschreibungen finden, Ausschreibungen in Deutschland, TED (EU-weit).
• Unterlagen und Entscheidung: Vergabeunterlagen analysieren, Ausschreibung auswerten, Angebot erstellen.
• Team und Automatisierung: Vergabemanagement, Integrationen, KI-Assistent (MCP), KI in der Ausschreibung.
• Grundlagen: Glossar, CPV-Codes, Schwellenwerte, häufige Fragen.
• Branchen und Regionen: Bau, IT, Reinigung, Bund, NRW.