Der Submissionstermin ist der Zeitpunkt, zu dem die Angebotsfrist endet und die eingegangenen Angebote geöffnet werden. Bei Bauleistungen nach VOB/A ist er ein förmlicher Termin mit Protokoll — bei Liefer- und Dienstleistungen läuft die Öffnung ohne Bieter ab.
Vergabekompass Redaktion · Aktualisiert am
Was beim Submissionstermin passiert
Fristablauf — sekundengenau. Die Vergabeplattform sperrt die Abgabe automatisch.
Entschlüsselung der elektronischen Angebote durch mindestens zwei Vertreter der Vergabestelle (Vier-Augen-Prinzip).
Verlesung von Bieternamen und Angebotsendsummen — bei Bauleistungen in Anwesenheit der Bieter.
Niederschrift (Submissionsprotokoll) mit allen Angeboten, Nebenangeboten und Auffälligkeiten.
Prüfung und Wertung im Anschluss — nicht mehr im Termin selbst.
Nach dem Submissionstermin darf kein Angebot mehr nachgereicht, zurückgezogen oder inhaltlich geändert werden. Nachforderungen sind nur für Unterlagen zulässig, nicht für preisrelevante Angaben.
Bauleistungen (VOB/A) vs. Liefer- und Dienstleistungen
VOB/A — Bauleistungen: Öffnungstermin mit Teilnahmerecht der Bieter. Die verlesenen Endsummen geben dir sofort ein Bild vom Preisniveau des Wettbewerbs.
UVgO und VgV — Liefer- und Dienstleistungen: Öffnung ohne Bieter, keine Verlesung. Du erfährst Wettbewerbspreise erst über die Information nach § 134 GWB beziehungsweise die Absageinformation.
Der Begriff „Submission" stammt aus dem Bauwesen und wird deshalb überwiegend im VOB-Kontext verwendet. Umgangssprachlich meinen viele Bieter damit aber schlicht den Abgabetermin.
Was im Submissionsprotokoll steht
Name und Anschrift aller Bieter, deren Angebote fristgerecht eingegangen sind.
Die Angebotsendsummen sowie gegebenenfalls Preisnachlässe.
Anzahl und Art eingereichter Nebenangebote.
Verspätet eingegangene Angebote mit Eingangszeitpunkt.
Besondere Vorkommnisse, etwa nicht entschlüsselbare Dateien.
Bieter, die am Termin teilgenommen haben, erhalten bei Bauvergaben in der Regel eine Abschrift der Niederschrift. Sie ist die beste Grundlage, um die eigene Kalkulation gegen den Markt zu spiegeln.
Die fünf häufigsten Fehler kurz vor dem Termin
Zu spät hochgeladen. Große LV- und Plandateien brauchen Zeit; plane mindestens einen Werktag Puffer ein.
Falsches Dateiformat. Geforderte GAEB-Phasen (X84 statt X83) oder ungültige Signaturen führen zum Ausschluss.
Unvollständige Preisangaben. Fehlende Einheitspreise in einzelnen Positionen sind ein harter Ausschlussgrund.
Bieterfragen zu spät gestellt. Die Frist für Fragen endet regelmäßig 6 bis 10 Tage vor dem Submissionstermin.
Änderungsmitteilungen übersehen. Verschiebt die Vergabestelle den Termin oder ändert das LV, musst du die neue Fassung verwenden.
Wer mehrere Verfahren parallel bearbeitet, sollte Abgabefristen automatisch überwachen lassen — Vergabekompass erinnert dich an nahende Submissionstermine gemerkter Ausschreibungen und meldet Änderungen an den Unterlagen.
Was ist der Unterschied zwischen Submissionstermin und Angebotsfrist?
Die Angebotsfrist ist der Zeitraum, in dem Angebote abgegeben werden können. Der Submissionstermin ist der Zeitpunkt ihres Endes, zu dem unmittelbar anschließend die Öffnung der Angebote beginnt. In der Praxis fallen beide Zeitpunkte zusammen.
Dürfen Bieter beim Submissionstermin dabei sein?
Bei Bauleistungen nach VOB/A ja: Bieter und ihre Bevollmächtigten dürfen an der Öffnung teilnehmen und hören die Endsummen. Bei Liefer- und Dienstleistungen nach UVgO oder VgV findet die Öffnung ohne Bieter statt.
Kann ich mein Angebot nach dem Submissionstermin noch ändern?
Nein. Ab dem Öffnungszeitpunkt sind Angebote bindend. Zulässig ist allenfalls das Nachfordern fehlender Unterlagen durch die Vergabestelle, nicht aber die Änderung von Preisen oder Leistungsinhalten.
Was passiert mit einem verspäteten Angebot?
Es wird von der Wertung ausgeschlossen und im Protokoll vermerkt. Maßgeblich ist der Eingang auf der Vergabeplattform. Technische Probleme auf Bieterseite entschuldigen die Verspätung grundsätzlich nicht.
Kann ein Submissionstermin verschoben werden?
Ja. Die Vergabestelle kann die Frist verlängern, etwa nach umfangreichen Bieterfragen oder Änderungen der Vergabeunterlagen. Die Verschiebung wird über die Plattform bekannt gemacht und gilt für alle Bieter gleichermaßen.