Vergabekompass

Lösung · Agentic AI

Ein digitaler Mitarbeiter für Ihre Ausschreibungen

Was wäre, wenn ein zusätzlicher Mitarbeiter jeden Morgen alle Vergabequellen durchgesehen, die Unterlagen gelesen und die passenden Verfahren fertig aufbereitet hätte? Genau das leisten KI-Agenten: Sie arbeiten eigenständig definierte Arbeitsschritte ab — von der Suche über die Analyse bis zum Angebotsentwurf. Entscheidend dabei: Jede Angabe bleibt mit Quellennachweis nachvollziehbar, und die Entscheidung liegt immer bei Ihnen.

Vergabekompass Redaktion · Aktualisiert am

Was ist Agentic AI — und was nicht?

Ein einfacher Chatbot antwortet auf Fragen. Ein KI-Agent führt dagegen eine Kette von Arbeitsschritten eigenständig aus: Er beobachtet Quellen, wertet neue Veröffentlichungen gegen Ihr Profil aus, ruft Vergabeunterlagen ab, extrahiert Fristen und Eignungskriterien und legt das Ergebnis strukturiert in Ihrem Fall ab — ohne dass Sie jeden Schritt einzeln anstoßen.

In Vergabekompass heißt das konkret:

  • Überwachung: Eine Vielzahl offizieller Quellen — darunter TED sowie Plattformen von Bund und Ländern — wird laufend nach Verfahren durchsucht, die zu Ihrem Profil passen.
  • Bewertung: Treffer werden semantisch und über CPV-Codes, Region und Volumen gefiltert und mit einem Passungs-Score versehen.
  • Analyse: Zu priorisierten Verfahren werden die Vergabeunterlagen ausgewertet — Kernfelder wie Fristen, Auftragswert, Lose und Eignungskriterien landen strukturiert im Fall.
  • Vorbereitung: Auf Wunsch entsteht aus Ihren Stammdaten und Referenzen ein individueller Angebotsentwurf.
  • Zustellung: Die Ergebnisse kommen dorthin, wo Sie arbeiten — per WhatsApp, Telegram, E-Mail oder im Browser am PC.

Was ein Agent nicht ist: eine Blackbox, die Angebote eigenmächtig abgibt. Die Angebotsentscheidung, der Preis und die Abgabe bleiben ausdrücklich bei Ihnen.

Hohe Zuverlässigkeit: Wie Vertrauen technisch entsteht

Der größte Einwand gegen KI in der Angebotsvorbereitung ist berechtigt: Was, wenn die KI etwas erfindet? Drei Mechanismen sorgen dafür, dass Sie sich auf die Ergebnisse verlassen können:

1. Herkunftsnachweis für jedes Feld

Kernfelder werden zweistufig extrahiert: Was bereits in der strukturierten Bekanntmachung steht (Fristen, Vergabestelle, CPV-Codes), wird deterministisch übernommen — ohne KI, ohne Interpretationsspielraum. Erst was dort fehlt, kommt aus den Vergabeunterlagen, und jedes dieser Felder trägt eine Angabe, aus welcher Unterlage es stammt. Stehen Bekanntmachung und Unterlagen im Widerspruch, wird der Konflikt markiert statt glattgebügelt.

2. KI-Kennzeichnung nach Art. 50 EU AI Act

Jede KI-generierte Ausgabe — Zusammenfassungen, Analysen, Angebotsentwürfe — ist in der App und in den Messenger-Nachrichten sichtbar als KI-generiert gekennzeichnet. Sie wissen immer, was maschinell erstellt wurde und was aus Originaldaten stammt.

3. Menschliche Entscheidung an den kritischen Punkten

Der Agent bereitet vor, Sie entscheiden: Go/No-Go, Zuschlagskalkulation, finale Angebotsabgabe. Auch schreibende Aktionen über den KI-Assistenten (MCP) aus Claude oder ChatGPT heraus laufen über eine ausdrückliche Bestätigung — nichts passiert unbemerkt im Hintergrund.

Der Arbeitsalltag mit einem digitalen Mitarbeiter

So sieht ein typischer Tag aus, wenn die Routine delegiert ist:

  1. Morgens: Eine kurze Nachricht fasst die neuen relevanten Verfahren zusammen — Leistung, Vergabestelle, Frist, Passungs-Score. Kein Portal-Hopping, kein leeres Postfach-Rauschen: An Tagen ohne neue Treffer gibt es eine knappe Statusmeldung statt Wiederholungen.
  2. Bei Interesse: Ein Klick öffnet den Fall. Kernfelder, Unterlagen-Analyse und Go/No-Go-Empfehlung liegen bereits vor — mit Quellennachweis.
  3. Bei Go: Der Angebotsentwurf wird aus Stammdaten, Referenzen und den analysierten Anforderungen vorbereitet. Sie prüfen, korrigieren, geben ab.

Der Effekt entspricht einem zusätzlichen Mitarbeiter in der Angebotsvorbereitung — mit dem Unterschied, dass er nie Urlaub hat, keine Frist verschläft und jeden Satz seiner Arbeit belegen kann.

Die einzelnen Bausteine im Detail: Suchagent, Vergabeunterlagen analysieren, Angebot erstellen und die Vergabemanagement-Übersicht. Einen Überblick über die verantwortungsvolle Nutzung von KI bei Ausschreibungen finden Sie unter KI für öffentliche Ausschreibungen.

Für wen lohnt sich das?

Agentic AI in der Ausschreibungsbearbeitung rechnet sich besonders für Betriebe, bei denen die Angebotsvorbereitung nebenher läuft: Inhaber-geführte Handwerksbetriebe, Ingenieur- und Architekturbüros ohne eigene Vergabeabteilung, IT-Dienstleister mit knappem Vertrieb. Überall dort, wo dieselbe Person abends noch die Unterlagen liest, die tagsüber auf der Baustelle oder im Projekt war, übernimmt der Agent den zeitfressenden Teil — und lässt Ihnen die Teile, die Erfahrung und Urteilsvermögen brauchen.

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Praxisnahe Anleitung dazu: Leitfaden: Vergabekompass richtig nutzen.

FAQ

Ist Agentic AI für Ausschreibungen zuverlässig genug?
Die Zuverlässigkeit entsteht durch technische Absicherung: Strukturierte Felder aus der Bekanntmachung werden deterministisch übernommen, Angaben aus Vergabeunterlagen tragen einen Quellennachweis, und Widersprüche zwischen Quellen werden markiert. KI-generierte Inhalte sind als solche gekennzeichnet. Die Entscheidung über Angebot und Preis bleibt beim Menschen.
Ersetzt ein KI-Agent einen Mitarbeiter in der Angebotsvorbereitung?
Er ersetzt die Routine, nicht das Urteilsvermögen. Suche, Überwachung, Unterlagenanalyse und Entwurfserstellung laufen automatisiert. Go/No-Go, Kalkulation und Abgabe bleiben bewusste Entscheidungen Ihres Teams.
Woher weiß ich, welche Angabe aus welcher Unterlage stammt?
Jedes extrahierte Kernfeld trägt einen Herkunftsnachweis: entweder aus der strukturierten Bekanntmachung oder aus einer konkreten Vergabeunterlage. Konflikte zwischen Quellen werden gesondert markiert.
Gibt die KI eigenständig Angebote ab?
Nein. Vergabekompass bereitet Angebote vor, die Abgabe erfolgt immer durch Sie. Auch Aktionen über verbundene KI-Assistenten (MCP) erfordern eine ausdrückliche Bestätigung.
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