Vergabekompass

Für Einkauf, Beschaffung und Vergabestellen

Beschaffung end-to-end — vom Bedarf über das LV bis zur prüffesten Akte.

Vergabekompass begleitet den kompletten Beschaffungsprozess: Bedarf erfassen und Auftragswert schätzen, Leistungsverzeichnis erstellen oder per GAEB importieren, Betriebe nach Rotation auswählen, Angebote im Preisspiegel auswerten und alles im prüffesten Vergabevermerk ablegen. Für ober- und unterschwellige Verfahren — mit Schwerpunkt dort, wo heute die meiste Zeit verloren geht: im unterschwelligen Bereich.

Leistungsverzeichnis erstellen — ohne Copy-Paste aus alten Vorgängen

Das LV ist der Kern jeder Beschaffung: Es bestimmt, ob Angebote vergleichbar sind und ob die Wertung später standhält. Im LV-Studio bauen Sie Titel, Untertitel und Positionen strukturiert auf — mit Mengen, Einheiten, Bedarfs- und Alternativpositionen.

  • Hauspositionen-Bibliothek. Bewährte Positionen aus früheren Vergaben werden semantisch vorgeschlagen, statt aus alten Dateien zusammengesucht.
  • KI-Textentwurf. Kurz- und Langtext werden produkt- und markenneutral (§ 7 VOB/A) vorgeschlagen; fehlende Angaben werden als Platzhalter markiert statt erfunden. Jeder Entwurf wird von Ihnen geprüft und freigegeben.
  • GAEB-Austausch. Import und Export von GAEB DA XML (X83 Leistungsverzeichnis, X84 Angebot) — Ihre Bieter bleiben frei in der Wahl des Kalkulationsprogramms.
  • Lose. Fachlose sauber getrennt, jedes Los mit eigenem LV, eigener Frist und eigener Auswertung.

Was heute weh tut

Oberhalb der EU-Schwellenwerte gibt es Plattformen, Formulare und eingespielte Routinen. Darunter läuft der Großteil der Beschaffungen über Excel-Listen, drei Angebote per Mail und ein Aktenvermerk, der erst geschrieben wird, wenn jemand danach fragt. Genau dort setzen wir besonders an — aber nicht nur dort.

  • „Immer dieselben drei Betriebe" — ohne Historie ist ein Wechsel Zufall. Unser Rotationsregister zeigt Einladungen, Zuschläge und Übergehungen pro Betrieb und schlägt die nächste Auswahl nachvollziehbar vor.
  • Der Vermerk entsteht rückwirkend — aus Erinnerung und Postfach. Bei uns entsteht er mitlaufend: Wertermittlung, Verfahrenswahl, Angebote und Zuschlagsgründe landen dort, wo Sie ohnehin arbeiten.
  • LV-Erstellung dauert Wochen — weil Positionen aus alten Vorgängen zusammengesucht werden. Der KI-Entwurf schlägt Positionen aus Ihrem eigenen Bestand vor.
  • Angebotsvergleich ist Handarbeit — der Preisspiegel prüft eingehende X84-Angebote rechnerisch und markiert Auffälligkeiten.

So läuft's — in vier Schritten

  1. Bedarf erfassen. Verfahren in natürlicher Sprache beschreiben, Wert schätzen, Verfahrensart festhalten. Ihre in den Stammdaten hinterlegten Wertgrenzen und Fristen werden dabei berücksichtigt.
  2. Betriebe auswählen. Rotationsvorschlag aus Ihrem Register — mit Begründung, wer diesmal dran ist und wer zuletzt beauftragt wurde.
  3. Anfragen & versenden. LV als GAEB-Export oder PDF für den Direktversand — oder als Vorinformation im Vergabekompass-Radar.
  4. Auswerten & dokumentieren. Preisspiegel mit rechnerischer Prüfung, danach der Vergabevermerk als PDF — mit allen Entscheidungen und Zeitpunkten.

Beschaffungswesen jenseits des einzelnen Verfahrens

Beschaffung ist mehr als das einzelne Verfahren. Deshalb liegen die wiederkehrenden Dinge zentral in den Stammdaten Ihrer Vergabestelle und wirken in jeden Vorgang hinein:

  • Vergabestellen-Profil — Rechtsrahmen (UVgO, VOB/A Abschnitt 1, Landesregelung), Wertgrenzen, Standardfristen, Vertragsbedingungen und Nachweise, die bei jedem Verfahren vorbelegt werden.
  • Betriebsregister — Leistungskategorien, Region und Historie je Betrieb als Grundlage der Rotation.
  • Unterlagen-Set — die 16 Dokumente einer Kleinbeschaffung von der Bedarfsmeldung bis zum Zuschlagsschreiben, jeweils mit Zuständigkeit.
  • Fortlaufende Aktenzeichen — jeder Vorgang bekommt eine eindeutige Nummer und eine durchgängige Historie.

Ober- und unterschwellig im Blick

Das Werkzeug ist für beide Welten gebaut. Oberhalb der EU-Schwellenwerte unterstützt es die formale Ausschreibung mit strukturiertem Leistungsverzeichnis, GAEB-Import/-Export und rechnerischem Preisspiegel. Unterhalb der Schwelle liegt der Fokus auf der schnellen, nachvollziehbaren Dokumentation: Betriebsrotation, Einladungshistorie, Wertermittlung und der prüffeste Vergabevermerk am Ende.

In beiden Fällen bleiben Sie Herrin bzw. Herr des Verfahrens — wir liefern das Gerüst, die Vorbelegung und die Prüfung, nicht die rechtsverbindliche Entscheidung.

Pilotprogramm — begrenzte Plätze

Der Einstieg läuft über ein persönlich begleitetes Pilotprogramm für Einkauf und Vergabestellen. Wir onboarden jeden Teilnehmer individuell und justieren das Werkzeug an Ihren realen Vorgängen — sowohl ober- als auch unterschwellig.

  • Rotationsregister für Betriebe inkl. Import Ihres bestehenden Lieferantenstamms.
  • Vergabevermerk-Export für jeden Vorgang.
  • Vollständiges LV-Studio mit GAEB-Import/-Export und KI-Entwurf.
  • Angebotsauswertung mit automatischem Preisspiegel.
  • Persönliches Onboarding, direkter Draht zur Produktentwicklung.
  • Gemeinsame Zieldefinition — z. B. jeder Vorgang mit vollständigem Vermerk.

Konditionen und Umfang stimmen wir im Pilotgespräch auf Ihr Team ab.

Pilotgespräch anfragen →

Ehrliche Abgrenzung

Wir ersetzen keine etablierte Vergabeplattform und sind kein rechtlicher Berater. Für obergeschwellige Verfahren ergänzen wir die formale Ausschreibung mit Werkzeugen für LV, Angebotsauswertung und Vermerk; für unterschwellige Verfahren dokumentieren wir den gesamten Vorgang. Versand und Angebotsabgabe laufen weiter über Ihre bestehenden Kanäle — wir sind das Werkzeug davor (Auswahl, Erstellung, Freigabe) und danach (Preisspiegel, Auswertung, Vermerk). Wertgrenzen zeigen wir mit Quelle und Stand als Information an; die vergaberechtliche Bewertung und Verantwortung bleibt bei Ihrer Vergabestelle.

Sie suchen erst einmal die fachliche Anleitung statt des Werkzeugs? Der Artikel Leistungsverzeichnis erstellen: vom Bedarf zum LV beschreibt den Ablauf Schritt für Schritt.

FAQ

Für welche Verfahrensarten ist das gedacht?
Für ober- und unterschwellige Vergaben. Oberhalb der EU-Schwellenwerte unterstützt das Tool die formale Ausschreibung mit GAEB, Preisspiegel und Vergabevermerk. Unterhalb der Schwelle liegt der Schwerpunkt auf Direktauftrag, Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb und vergleichbaren Verfahren nach UVgO bzw. VOB/A Abschnitt 1 sowie den Wertgrenzen Ihres Bundeslands, die Sie in den Stammdaten hinterlegen.
Was steht im Vergabevermerk?
Auftragsgegenstand und Verfahrensnummer, Wertermittlung mit Grundlage, gewählte Verfahrensart mit Begründung, die eingeladenen Betriebe samt Rotationsbegründung, eingegangene Angebote mit Preisspiegel sowie Zuschlagsentscheidung und Gründe — je mit Zeitpunkt. Der Export erfolgt als PDF in einen privaten Speicher Ihres Mandanten.
Wie funktioniert die Bieterrotation?
Sie pflegen Ihre Betriebe mit Leistungskategorien und Region. Zu jedem Vorgang werden Einladung, Zuschlag oder Übergehung festgehalten. Daraus errechnen wir einen Rotationsvorschlag, der lange nicht berücksichtigte Betriebe nach vorn holt — als Vorschlag mit sichtbarer Begründung, die Auswahl treffen weiterhin Sie.
Ist der Import/Export GAEB-kompatibel?
Ja. Wir lesen und schreiben GAEB DA XML in den gängigen Fassungen X83 (Leistungsverzeichnis-Übergabe) und X84 (Angebotsübergabe). Damit sind Ihre Bieter frei in der Wahl des Kalkulationsprogramms.
Ersetzt das unsere Vergabeplattform?
Nein. Der eigentliche Versand und die Angebotsabgabe laufen weiter über Ihre bestehende Vergabeplattform bzw. Ihre etablierten Kanäle. Vergabekompass ist das Werkzeug davor (LV-Erstellung, Freigabe) und danach (Preisspiegel, Auswertung).
Wer prüft die KI-Ergebnisse?
Sie. Jeder KI-Vorschlag — sei es eine Position, ein Textbaustein oder eine Auswertungsnotiz — ist ein Entwurf, den ein Mensch prüft und freigibt. Nichts geht ohne Ihre Freigabe raus.
Wo liegen unsere Daten?
Ausschließlich in der EU (Frankfurt). Betrieb DSGVO-konform, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO im Konto abrufbar, Row-Level Security zwischen Mandanten, verschlüsselte Backups in der EU.
Wie schnell sind wir startbereit?
Nach dem Pilotgespräch und der gemeinsamen Zieldefinition starten wir in der Regel innerhalb weniger Tage — mit Ihrem echten Lieferantenstamm und Ihren echten Vorgängen, nicht mit einer Demo-Umgebung. Kein mehrmonatiges Einführungsprojekt.
Was kostet der Pilot?
Konditionen, Nutzerzahl und Laufzeit stimmen wir individuell im Pilotgespräch ab — abhängig von Team-Größe, Verfahrensvolumen und gewünschtem Onboarding-Umfang.
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